My staff have taken the time to read the extensive reports that will be coming forward to the meeting of the Agriculture and Rural Affairs Committee and Planning and Housing Committee, where we will be discussing Bill 109 Phase 2 Implementation, and some of the changes that will bring to City procedures, planning, and terms of reference. (This is a long list of notes, I don't expect anyone to read it all but wanted to provide it for the information of residents).

Item 3.1, Bill 109 Phase 2 Implementation:

• Site Plan Control has a requirement of issuing approval within 60 days (City takes an average of 196 days)
• Zoning By-law Amendment decision must be made within 90 days (City takes an average of 178 days)
• Refunds for Site Plan Control: 50% if approved within 60 to 90 days, 75% if approved within 91 to 120 days, 100% refund if approved after more than 120 days
• Refunds for Zoning By-law Amendment: No refund for 90 days or 120 days with OP amendment;
  50% refund if decision made within 91 to 150 days, 121-180 days with OPA
  75% refund if decision made within 151 to 210 days, 181-240 days with OPA
  100% refund if decision made after 210+ days, 240+ days with OPA

   

• Additional change in Bill 97 includes clarification that OP and Zoning can still require more than one parking space for the primary residential unit

   

• Technical circulation changes include limiting the list of agencies for ZBLA or Site Plan to be circulated if an application has been withdrawn and resubmitted within a one year timeframe, and limiting SPC comment period from 28 days to 14 days
• Removal of the opportunity for the Councillor to request a public information session as part of SPC review. There will still be opportunity for public comments through written comments.
• Reducing the length of time that a staff report for ZBLA gets released for public review from 10 calendar days to 6 calendar days
• Development application review is currently one Planner and one Project Manager, now there will be a more team-oriented approach where each file has a team of two to three planners and two to three engineers

   

• There will be a new multi-tiered pre-consultation process: Phase 1 is Idea discussion, Phase 2 is Idea Refinement, Phase 3 is Study Review. Payment comes after Phase 3 and Official Review timeline begins (60/90 days)
• Phase 1 is a high level feedback opportunity where there will be a virtual meeting with staff and a preliminary list of studies the applicant should complete. Optional opportunity for high level feedback, required opportunity for applicants who require SPC or ZBLA (residents have already secured land and can present the formal idea for feedback)
• Phase 2 opportunity for applicants who have refined their proposal since the presentation in Phase 1. Examples of changes are design, density, or uses. Applicant submits draft studies identified in Phase 1 and then City provides a finalized list of required studies.
• Phase 3 is for the applicant to provide the revised and completed studies to City staff. Staff review the studies against the Terms of Reference and Guidelines to ensure that they are complete. Insufficient studies will be issued deficiency letter and to advance the applicant must resolve and resubmit. Resubmission of studies will require additional pre-consultation fees.
• Participation from Community Associations at preconsult Phase 1B and 2 is recommended to continue, and an assessment of the impact on timelines will be shared through the monitoring report

   

• Changes to Development Application Study Policy (DASP) Bylaw include
• Adding Application Form to the DASP
• Remove Composite Utility Plan from DASP, can form post approval requirements
• Changing the name of Concept Plan to Site Plan
• Removing the Groundwater Impact Study as it is intended to be combined in Hydrogeological and Terrain Analysis, already part of DASP
• Add Heritage Act Acknowledgement Report, aims to align heritage application with zoning applications so the timelines line up
• Remove “checklist” from High-Performance-Development-Standards
• Change name of Light Rail Transit Proximity Study to “Rail Proximity Study” to reflect that it applies to all forms of rail lines
• Remove Noise and Vibration Study as it is intended to be combined with Noise Control Study, already part of DASP
• Remove Stormwater Management Report because it was applicable to SPC of 10 units or less, changes to Bill 23 mean SPC is no longer required for 10 units or less, and for applications greater than 10 units, the content of this report is in the Site Servicing Report
• Remove Tree Information Report as it is more appropriate for a building permit application
• Zoning Confirmation Report will be added to ensure the applicant has a clear vision for what zoning changes are required, places the onus on the applicant, and to ensure the appropriate zoning is in place before the SPC application is deemed complete. This will allow ZBLA and SPC timelines to align.

   

• Residents can provide input in SPC by sending comments on DevApps and by email during the 14 day circulation period, and Councillor’s can initiate their own information and comment sessions. City-led community information sessions will stop.

   

• Amendments to Planning Fee By-law include
• Multi-tiered pre-consultation fee structure where each phase would have it’s own non-refundable fee
• New fee for re-application of SPC or ZBLA that were withdrawn in the last 60 days, in an effort to work through previous circulation comments or issues

   

• There will be separate recommendations about changes to the Site Plan Control By-law, alternate processes and regulatory tools will be recommended in a separate report to ensure that infrastructure is there
• In 2020, SPC with 10 units or less represented 21 applications valued at $137 500 in fee revenue. In 2021, SPC with 10 units or less represented 16 applications valued at $206 952.

   

• Recommendation 7 asks for staff to report back to Council with an OPA to define what is a minor zoning by-law amendment. Amendments to the fee by-law, Public Notification and Consultation Policy for minor ZBLA, and amendments to delegation of authority by-law for application types that could be delegated to staff. Will come in Q4 2023.
   
• Staff are asking for amendments to the Committee governance processes, Terms of Reference, and the Procedure By-law to schedule Council and Planning and Housing bi-weekly on alternating Wednesdays, removing legislative breaks in January, March, July, August, and September, and
   
• Enable all zoning matters in any area of the city to have the ability to be considered at the Planning and Housing Committee, which would allow a rural zoning file to go to Planning and Housing Committee instead of ARAC if there is a time pressure to meet a provincial deadline

Item 3.2:

• Approve a Planning Services Fee Adjustment to fund 32 full-time equivalent positions at an approximate cost of $1,112,500 for 2023 (Planning Services Fees)
• Phased increase in Planning Services Fees, with the balance of fee increase to take place during the 2024 budget (Total dollar value will be $5.1 million; $4.45 million from Planning Services Fee, $640 000 from Tax funded)

   

• Approve the addition of five new temporary full time equivalent positions at an approximate cost of $160 000 for 2023
• $160 000 will come from existing resources

   

• Approve the conversion of two existing temporary positions into permanent full time equivalent; one FTE in Guidelines & Standards and one FTE in Geospacial Analysis

   

• Direct staff to monitor the ZBLA and SPC application timelines and report back to Council in Q3 2024 or sooner with a status update

Item 3.3:

• Report regarding achievements and information on key activities to PHC and ARAC for PRED, Building Code, and RORW services in 2022.

   

• 2022 had a total of 1077 planning applications, a 22% decrease from 2021 and 5% decrease compared to 2020. 945 of the 1077 applications were delegated authority. Rural Ottawa had 154 delegated authority applications, and had 20 non-delegated authority applications.

   

• 2022 had 319 pre-application consultation files; 264 were mandatory and 55 were non mandatory

   

• Site plan control numbers: Standard/Standard Rural had a 12% on/before target rate (105 days), Extension/Extension Rural & Revision/Revision Rural had 42% on/before target rate (42 days for extension, 100 days for revision), Rural small had 60% on/before target rate (105 days)

   

• Zoning By-law amendments were 32% on target, down from 40% in 2021 and 47% in 2020

   

• Community Environmental Projects Grant Program gave money to the OVCA in 2022. Applicants for this year will be notified in early June.

   

Total amount of securities retained for infrastructure related development projects as of December 2022: Osgoode Ward was 12.7 million dollars

Mon personnel a pris le temps de lire les rapports détaillés qui seront présentés à la réunion du Comité de l'agriculture et des affaires rurales et du Comité de l'urbanisme et du logement, où nous discuterons de la mise en œuvre de la phase 2 du projet de loi 109 et de certains des changements qui seront apportés aux procédures, à la planification et au mandat de la Ville. (Il s'agit d'une longue liste de notes, je ne m'attends pas à ce que quelqu'un la lise en entier, mais je voulais la fournir à titre d'information pour les résidents).

Point 3.1, mise en œuvre de la phase 2 du projet de loi 109 :

-Le contrôle du plan d'implantation doit être approuvé dans un délai de 60 jours (la ville prend en moyenne 196 jours).
-La décision relative à la modification du règlement de zonage doit être prise dans les 90 jours (la ville prend en moyenne 178 jours).
-Remboursement pour le contrôle du plan d'implantation : 50 % si la demande est approuvée dans un délai de 60 à 90 jours, 75 % si elle est approuvée dans un délai de 91 à 120 jours, 100 % si elle est approuvée après plus de 120 jours.
-Remboursements pour la modification du règlement de zonage : Pas de remboursement pour 90 jours ou 120 jours avec modification du plan d'occupation des sols ;
-Remboursement de 50 % si la décision est prise dans un délai de 91 à 150 jours, de 121 à 180 jours dans le cas d'une OPA.
-Remboursement de 75 % si la décision est prise dans un délai de 151 à 210 jours, 181 à 240 jours avec la LPO
-Remboursement de 100 % si la décision est prise après 210 jours ou plus, 240 jours ou plus avec la LPO.

-Un changement supplémentaire dans le projet de loi 97 comprend la clarification du fait que l'OP et le zonage peuvent toujours exiger plus d'une place de stationnement pour l'unité résidentielle principale.

-Les modifications techniques de la circulation comprennent la limitation de la liste des agences pour la ZBLA ou le plan d'implantation à faire circuler si une demande a été retirée et soumise à nouveau dans un délai d'un an, et la limitation de la période de commentaires de la CPS de 28 jours à 14 jours.
-Suppression de la possibilité pour le conseiller de demander une séance d'information publique dans le cadre de l'examen par la CPS. Le public aura toujours la possibilité de formuler des commentaires par écrit.
-Réduction de 10 à 6 jours civils du délai de publication d'un rapport du personnel pour l'examen public d'une ZBLA.
-L'examen des demandes de développement est actuellement confié à un planificateur et à un gestionnaire de projet. Désormais, l'approche sera davantage axée sur le travail d'équipe, chaque dossier étant confié à une équipe de deux à trois planificateurs et de deux à trois ingénieurs.

-Un nouveau processus de préconsultation à plusieurs niveaux sera mis en place : La phase 1 est la discussion des idées, la phase 2 est l'affinement des idées, la phase 3 est l'examen de l'étude. Le paiement intervient après la phase 3 et le début de l'examen officiel (60/90 jours).
-La phase 1 est une occasion d'obtenir un retour d'information de haut niveau, avec une réunion virtuelle avec le personnel et une liste préliminaire d'études que le candidat devrait réaliser. Il s'agit d'une opportunité facultative pour un retour d'information de haut niveau, mais obligatoire pour les demandeurs qui ont besoin d'une CPS ou d'une ZBLA (les résidents ont déjà obtenu un terrain et peuvent présenter l'idée formelle pour obtenir un retour d'information).
-Phase 2 pour les candidats qui ont affiné leur proposition depuis la présentation de la phase 1. Les modifications peuvent porter sur la conception, la densité ou les usages. Le demandeur soumet les études préliminaires identifiées lors de la phase 1, puis la ville fournit une liste définitive des études requises.
-Au cours de la phase 3, le demandeur fournit les études révisées et achevées au personnel de la ville. Le personnel examine les études par rapport au mandat et aux lignes directrices afin de s'assurer qu'elles sont complètes. Les études insuffisantes font l'objet d'une lettre de carence et, pour avancer, le demandeur doit les résoudre et les soumettre à nouveau. Une nouvelle présentation des études nécessitera des frais supplémentaires de consultation préalable.
Il est recommandé de maintenir la participation des associations communautaires aux consultations préalables des phases 1B et 2, et une évaluation de l'impact sur les délais sera communiquée dans le rapport de suivi.

-Les modifications apportées au règlement relatif à la politique d'étude des demandes de développement (DASP) sont les suivantes
-Ajout d'un formulaire de demande à la DASP
Suppression du plan composite des services publics de la DASP, qui peut constituer une exigence postérieure à l'approbation.
-Changement du nom du plan conceptuel en plan d'implantation
-Suppression de l'étude d'impact sur les eaux souterraines, car elle doit être combinée avec l'analyse hydrogéologique et l'analyse du terrain, qui font déjà partie du DASP.
-Ajout du rapport de reconnaissance de la loi sur le patrimoine, qui vise à aligner les demandes relatives au patrimoine sur les demandes de zonage, de manière à ce que les délais soient respectés.
-Suppression du terme "liste de contrôle" dans les normes de développement à haute performance.
-Changer le nom de l'étude de proximité du métro léger en "étude de proximité ferroviaire" pour indiquer qu'elle s'applique à toutes les formes de lignes ferroviaires.
-Supprimer l'étude sur le bruit et les vibrations, car elle est destinée à être combinée avec l'étude sur la lutte contre le bruit, qui fait déjà partie du DASP.
-Suppression du rapport sur la gestion des eaux pluviales, car il s'appliquait aux CPS de 10 unités ou moins, les modifications apportées au projet de loi 23 signifient que les CPS ne sont plus nécessaires pour 10 unités ou moins, et pour les demandes de plus de 10 unités, le contenu de ce rapport se trouve dans le rapport sur la viabilisation du site.
-Suppression du rapport d'information sur les arbres, qui est plus approprié pour une demande de permis de construire.
-Le rapport de confirmation de zonage sera ajouté pour s'assurer que le demandeur a une vision claire des changements de zonage nécessaires, pour mettre la responsabilité sur le demandeur et pour s'assurer que le zonage approprié est en place avant que la demande de CPS ne soit considérée comme complète. Cela permettra d'aligner les calendriers de la ZBLA et de la SPC.

-Les habitants peuvent apporter leur contribution à la CPS en envoyant des commentaires sur DevApps et par courriel pendant la période de diffusion de 14 jours, et les conseillers peuvent organiser leurs propres séances d'information et de commentaires. Les séances d'information communautaires organisées par la ville cesseront.

-Les modifications apportées au règlement sur les taxes d'urbanisme comprennent une structure de frais de préconsultation à plusieurs niveaux où chaque phase aurait ses propres frais non remboursables de nouveaux frais pour les nouvelles demandes de CPS ou de ZBLA qui ont été retirées au cours des 60 derniers jours, dans un effort pour travailler sur les commentaires ou les problèmes de la circulation précédente.

-Il y aura des recommandations séparées sur les changements à apporter au règlement sur le contrôle du plan d'implantation, d'autres processus et outils réglementaires seront recommandés dans un rapport séparé pour s'assurer que l'infrastructure est làEn 2020, les SPC de 10 unités ou moins représentaient 21 demandes évaluées à 137 500 $ en recettes de redevances. En 2021, les SEM de 10 unités ou moins représentaient 16 demandes évaluées à 206 952 $.

-La recommandation 7 demande au personnel de faire rapport au Conseil avec une MPO pour définir ce qu'est une modification mineure du règlement de zonage. Modifications au règlement sur les droits, à la politique de notification et de consultation publiques pour les ZBLA mineures, et modifications au règlement sur la délégation de pouvoirs pour les types de demandes qui pourraient être déléguées au personnel. Ces modifications seront présentées au quatrième trimestre 2023.
-Le personnel demande que des modifications soient apportées aux processus de gouvernance des comités, au mandat et au règlement sur la procédure afin de programmer les réunions du conseil et de l'urbanisme et du logement toutes les deux semaines, les mercredis en alternance, en supprimant les pauses législatives en janvier, mars, juillet, août et septembre, et de

Permettre à toutes les questions de zonage dans n'importe quel secteur de la ville d'être examinées par la commission de l'urbanisme et du logement, ce qui permettrait à un dossier de zonage rural d'être soumis à la commission de l'urbanisme et du logement plutôt qu'à l'ARAC s'il y a une pression temporelle pour respecter une échéance provinciale.

Point 3.2 :

-Approuver un ajustement des frais des services de planification pour financer 32 postes équivalents temps plein à un coût approximatif de 1 112 500 $ pour 2023 (frais des services de planification)Augmentation progressive des frais des services de planification, le reste de l'augmentation des frais devant avoir lieu au cours du budget 2024 (la valeur totale en dollars sera de 5,1 millions de dollars ; 4,45 millions de dollars provenant des frais des services de planification, 640 000 $ provenant de la taxe financée).

-Approuver l'ajout de cinq nouveaux postes temporaires équivalents temps plein à un coût approximatif de 160 000 dollars pour 2023 - 160 000 dollars proviendront des ressources existantes.

-Approuver la conversion de deux postes temporaires existants en équivalents temps plein permanents : un ETP pour les lignes directrices et les normes et un ETP pour l'analyse géospatiale.

-Demander au personnel de surveiller le calendrier des demandes de ZBLA et de SPC et de faire rapport au Conseil au troisième trimestre 2024 ou plus tôt avec une mise à jour de l'état d'avancement.

Point 3.3 :

-Rapport concernant les réalisations et les informations sur les activités clés à l'intention des SSP et de l'ARAC pour les services PRED, Code de la construction et RORW en 2022.

-En 2022, 1 077 demandes de planification ont été déposées, soit une baisse de 22 % par rapport à 2021 et de 5 % par rapport à 2020. 945 de ces 1 077 demandes ont fait l'objet d'une délégation de pouvoir. Le secteur rural d'Ottawa a reçu 154 demandes d'autorisation déléguée et 20 demandes d'autorisation non déléguée.

-En 2022, il y a eu 319 dossiers de consultation préalable à la demande, dont 264 étaient obligatoires et 55 non obligatoires.

-Numéros de contrôle des plans d'implantation : Standard/Standard Rural a un taux de 12% sur/avant l'objectif (105 jours), Extension/Extension Rural & Révision/Revision Rural a un taux de 42% sur/avant l'objectif (42 jours pour l'extension, 100 jours pour la révision), Rural small a un taux de 60% sur/avant l'objectif (105 jours).

-Le taux de réalisation des modifications des règlements de zonage était de 32 %, contre 40 % en 2021 et 47 % en 2020.

-Le programme de subvention des projets environnementaux communautaires a accordé des fonds à l'OVCA en 2022. Les candidats pour cette année seront informés au début du mois de juin.

-Le montant total des titres retenus pour les projets de développement liés à l'infrastructure en décembre 2022 : Osgoode Ward était de 12,7 millions de dollars.